Klantcase

Communicatie met potentiële studenten automatisch persoonlijker

Klantcase

Klant:
ROC midden Nederland
Product:
Education Cloud, Account Engagement
Doelgroep:
Studenten

Communicatie met potentiële studenten automatisch persoonlijker

ROC Midden Nederland biedt middelbaar beroepsonderwijs, voortgezet algemeen volwassenenonderwijs en bedrijfsopleidingen aan ongeveer 18.000 studenten. Cobra ondersteunde de onderwijsinstelling bij de implementatie van Salesforce om meer grip te krijgen op de student journey. Zodat ze de communicatie met toekomstige studenten nóg persoonlijker kunnen maken.

Succes is het belangrijkste resultaat van het onderwijs dat ROC Midden Nederland biedt: succes tijdens de studie, succes op de arbeidsmarkt na afstuderen en bedrijfssucces voor mensen die een bedrijfsopleiding volgen. Een belangrijke fase voor de organisatie is de werving van nieuwe studenten. Bijvoorbeeld door online promotie, open dagen, informatiebijeenkomsten en andere activiteiten. “Welke stappen studenten doorlopen voordat ze zich aanmelden bij een opleiding, is voor ons duidelijk”, vertelt Irene Hes, adviseur Marketing en Communicatie bij ROC Midden Nederland. 

Waar de onderwijsinstelling echter aan ontbrak, was om die informatie te vertalen naar data, aantallen en conversies tijdens open dagen, webinars of andere contactmomenten. “We wilden onze campagnes en communicatie gerichter afstemmen op de behoefte van de aankomende student. Daarvoor moeten we goed kunnen begrijpen welke reis toekomstige studenten afleggen. Vanaf het eerste contactmoment totdat ze zich aanmelden bij een opleiding. Dat inzicht hadden we in het verleden nog niet”, aldus Hes. 

Inzicht in de reis die studenten afleggen

“Als we open dagen organiseren, welke mensen komen daarop af? Hoe vaak bezoeken ze een open dag? En welke locaties en opleidingen bezichtigen ze? Melden ze zich aan voor een opleiding waar ze informatie over hebben opgevraagd? Dat waren vragen waarin we meer inzicht wilden”, vertelt Hes. “Eigenlijk wilden we direct al inzicht in alle contactmomenten, maar Cobra adviseerde ons om groot te denken, maar klein te beginnen. Daarom zijn we eerst begonnen met het digitaliseren van de registratie en opvolging van onze open dagen.” 

Samen met Cobra werden de randvoorwaarden de roadmap opgesteld om stapsgewijs meer grip te krijgen op de student journeys. “We hebben alle touchpoints in kaart gebracht en ondergebracht in Salesforce Education Cloud en de marketing automation-tool Pardot. Daarmee hebben we de hele flow van contactmomenten voor en na de open dagen geautomatiseerd. Als studenten zich aanmelden ontvangen ze een QR-code, die op locatie wordt gescand. Kort voor de open dag ontvangen ze automatisch een reminder met meer informatie over de open dagen. Na de open dagen sturen we verschillende e-mails naar mensen die de open dag wel bezochten en de mensen die niet zijn geweest.” 

Om het gebruik van Salesforce onder de knie te krijgen, werd het team van Irene Hes getraind door de consultants van Cobra. “De training is volledig gericht op onze situatie en de functionaliteiten uit Salesforce die wij gebruiken. Tijdens de training maken we e-mailings die we ook daadwerkelijk inzetten. Zo zetten we de theorie direct in de praktijk in. Daarbij is het fijn dat Cobra zich net zo verantwoordelijk voelt als wij. Bovendien weten ze veel van het onderwijs en hebben ze ons ter inspiratie ook in contact gebracht met andere onderwijsinstellingen die met Salesforce werken”, aldus Hes. 

Voorheen hielden we alles bij in losse Excelsheets, nu hebben we alle e-mails rondom een open dag in twee dagen klaar staan".

- Irene Hes

Beter sturen op informatie

Het eerste resultaat was al direct duidelijk, vertelt Hes: ‘Voorheen hielden we alles bij in losse Excel-sheets en stuurden we handmatig e-mails. Nu blokken we twee dagen en dan hebben we alle e-mails rondom een opendag klaar staan.’ Ook kan ROC Midden Nederland beter sturen op campagnes, bijvoorbeeld als een locatie achterloopt qua aanmeldingen. ROC Midden Nederland kon deze aanpak alleen beperkt testen, omdat COVID-19 roet in het eten gooide.

‘We zijn begonnen met de open dag in januari. Het scannen en vastleggen van de bezoekers ging makkelijk en soepel. Voor maart stond de volgende gepland en daarmee lagen we qua aantal aanmeldingen vooraf goed op schema. Alleen werd die dag uiteraard afgelast. Maar: de prospects die zich al hadden geregistreerd voor deze open avond, hebben we heel makkelijk en snel kunnen informeren dat de avond niet doorging. Daarna hebben we ze persoonlijk benaderd met de vraag waarmee we ze verder kunnen helpen.’

Inspelen op ontwikkelingen

Dankzij Salesforce en de samenwerking met Cobra heeft ROC Midden Nederland kunnen inspelen op de ontwikkelingen. “Cobra denkt vanaf het begin proactief met ons mee. We waren net begonnen met het opzetten van een reeks webinars, toen Cobra ons hulp bood met de inrichting daarvan in Salesforce. Nu de basis staat, kunnen we andere webinars in de toekomst relatief eenvoudig uitrollen.” 

Nu de eerste gebruikscases zijn ingericht in Salesforce, denkt Hes na over wat nog meer mogelijk is. “Bijvoorbeeld andere touchpoints in kaart brengen en automatiseren, zoals de doe- of oriëntatiemiddagen. Of een slimme manier bedenken om aankomende studenten die een open dag bezoeken, in te delen naar locatie. En ook binnen de locatie, op stands of bij presentaties, hun QR te scannen, om nog beter te begrijpen hoe hun student journey zich ontwikkelt. Zo kunnen we onze communicatie nog nauwkeuriger en persoonlijker afstemmen op het onze toekomstige studenten”, aldus Hes.