Het aanbieden van contractonderwijs (volwassenonderwijs) is niet nieuw binnen Landstede Groep. Naast het middelbaar beroepsonderwijs, bieden de verschillende locaties al jarenlang een aantal opleidingen voor bedrijven en werknemers aan. Anne van Zantvoort, commercieel medewerker bij Landstede Groei Opleidingen: “Ons contractonderwijs was tot voor kort niet centraal geregeld. Processen zoals inschrijvingen, offertes versturen, deelnemers van informatie voorzien en factureren waren op iedere locatie verschillend. Er was veel handmatig werk voor nodig en dat kostte veel tijd. Bovendien stond informatie over deelnemers, opleidingen en offertes in allerlei losse Excelsheets en documenten. Niet erg handig als je bijvoorbeeld wilt achterhalen hoeveel opleidingen we totaal hebben verkocht over het afgelopen jaar.”

Daarom besloot Landstede Groep om de bedrijfsvoering op het gebied van contractonderwijs te centraliseren en te digitaliseren voor klanten én medewerkers. Zo ontstond Landstede Groei Opleidingen. Van Zantvoort: “Daarnaast zien we ook de commerciële potentie van het contractonderwijs. De laatste jaren dat zien we dat persoonlijke groei, coaching en training meer wordt gestimuleerd door de overheid en het bedrijfsleven. Daar willen wij op inspelen door relevante (nieuwe) opleidingen aan te bieden en gerichte campagnes uit te voeren. Daarvoor moeten we wel begrijpen wie onze doelgroep is en waar hun behoefte ligt.”

Daarom gingen Van Zantvoort en haar collega’s we op zoek gegaan naar een oplossing. “Binnen Landstede werkten we voor sommige processen al met Salesforce. Daarom hebben we onze Salesforce-partner Cobra CRM gevraagd wat het platform te bieden heeft voor het contractonderwijs. In een aantal sessies hebben we samen onze business case vertaald naar requirements. Wat is ervoor nodig om dit project te realiseren? Daarna hebben we gekeken welke modules van Salesforce we daarvoor nodig hadden en of dat technisch makkelijk in te richten was binnen onze bestaande IT-omgeving. Toen alle seinen op groen stonden, zijn we aan de slag gegaan”, aldus Van Zantvoort.

“We hebben het project opgedeeld in drie fases, die ieder weer bestonden uit korte sprints waarin deeloplossingen werd opgeleverd. We zijn bij de basis begonnen door onze opleidingen in een centrale omgeving onder te brengen en te voorzien van alle benodigde informatie. Daarna hebben we het proces van registratie, aanmelding en opvolging volledig geautomatiseerd. Zo willen we de drempel verlagen voor deelnemers om informatie te vinden en de volgende stap te zetten. Op onze website vinden ze een actueel overzicht van alle opleidingen en kunnen ze zich heel eenvoudig aanmelden. Daarnaast kunnen wij registraties veel sneller opvolgen. Bijvoorbeeld met een automatische vervolgafspraak voor een intake, een bevestiging van plaatsing of een bericht dat iemand op de wachtlijst is geplaatst.”

“In fase drie hebben we ons gericht op het monitoren van de voortgang en rapportages. We verzamelen alle data over de processen die we hebben gedigitaliseerd en dat geeft ons inzicht in de juistheid en volledigheid van de informatie. Bovendien zijn we in staat om veel vragen binnen onze organisatie te beantwoorden. Hoe staat het met de declarabele uren en inzetbaarheid van trainers? Hoeveel deelnemers hebben we nu per training? Hoeveel staan er op de wachtlijst? Hoeveel studies hebben we per vakgebied? Hoeveel omzet zit er in de pijplijn? Welke licenties hebben we nodig voor onze opleidingen? Iedere vraag kunnen we afpellen en onze aannames kunnen we valideren met data. Dat hebben we uitvoerig getest en de eerste resultaten vond ik erg gaaf!”, vertelt Van Zantvoort enthousiast.

Als laatste wil Landstede Groei Opleidingen het facturatieproces nog automatiseren. “Dat hebben we bewust naar achteren geschoven. We onderzoeken samen met Cobra CRM hoe we dat technisch zo slim mogelijk in kunnen richten. Daarna gaan we kijken welke van onze andere processen we nog kunnen verbeteren.”

Welke resultaten ziet Van Zantvoort nu? “Met Salesforce hebben we veel processen binnen Landstede Groeiopleidingen volledig geautomatiseerd. We hebben de kans op fouten sterk gereduceerd door het aantal handmatige en foutgevoelige handelingen te minimaliseren. Eén foutje kan nadelige gevolgen hebben voor de ervaring die we onze deelnemers bieden. Met dat idee in het achterhoofd hebben we Salesforce ingericht met screenflows die onze medewerkers helpen om de juiste velden in te vullen en ze te notificeren als informatie ontbreekt. We hebben duidelijke rollen en taken vastgelegd in het systeem. Zo kunnen we bepalen wie toegang heeft tot welke informatie en waar de verantwoordelijkheid ligt bij bepaalde taken.”

“Alle informatie over deelnemers en organisaties ligt nu vast in één omgeving. We hebben nu één versie van de waarheid, terwijl we in het verleden nog wel eens moesten zoeken naar de juiste gegevens om overzicht te creëren. En we weten nu ook zeker dat die informatie correct is.”

En hoe beviel de samenwerking voor Landstede Groei Opleidingen? Gedurende zo’n traject heb je een partner nodig die je organisatie en de processen van het contractonderwijs begrijpt. Daar zat een goede match met Cobra CRM. Ze hebben bewezen dat ze ons als onderwijsinstelling begrijpen en weten hoe ze waarde kunnen toevoegen.”

“Wat ik vooral als prettig heb ervaren is dat ze met korte lijnen werken en openstaan voor verandering”, vervolgt Van Zantvoort. “Wat je aan het begin hebt vastgesteld met z’n allen, kan tijdens het proces veranderen doordat je nieuwe inzichten krijgt. Je wilt soms iets schrappen of iets extra’s toevoegen. Die ruimte was er altijd. Bij de start van de samenwerking merkten we dat Cobra CRM veel ervaring heeft met onderwijs. We vonden snel een goede modus om tot het gewenste resultaat te komen. Uiteindelijk heeft Cobra CRM een mooi product opgeleverd en is het contact altijd goed geweest. Ze dachten met ons mee, deelden ideeën en stonden altijd klaar om ons van advies te voorzien.”

“Wat wil ik andere onderwijsinstellingen meegeven? Als je aan de slag gaat met het automatiseren van je processen, moet je de wensen en behoeften van je studenten en deelnemers heel scherp hebben. Daar kan je namelijk voortdurend op terugpakken tijdens het opstellen van je requirements en bij de uitvoering van het project. Een CRM-systeem zoals Salesforce kan namelijk heel veel, maar als onderwijsinstelling kun je niet alles tegelijk aanpakken. Bedenk dus goed voor wie je het doet, wat voor type organisatie je bent en welke oplossing het beste bij je past”, besluit Van Zantvoort.