Home » Met Cobra aan boord kan het Cultuurfonds zich richten op wat echt telt: cultuur en natuur
Home » Met Cobra aan boord kan het Cultuurfonds zich richten op wat echt telt: cultuur en natuur
Het Cultuurfonds investeert 50 miljoen euro per jaar in cultuur en natuur. In meer dan 4.000 projecten en personen door heel Nederland, in het Caribisch deel van het Koninkrijk en in Suriname. Na de overstap naar Salesforce Nonprofit Cloud zocht het fonds een partner met veel ervaring op het gebied van non-profit en fondsenwerving voor het beheer en doorontwikkeling van het CRM-systeem. Cobra bleek de ideale partner en helpt het Cultuurfonds nu om het systeem beter af te stemmen op de wensen van gebruikers en processen efficiënter te maken.
“We bestaan al ruim 85 jaar,” vertelt Lieven Lehouck, hoofd informatiemanagement bij het Cultuurfonds. “Daar zijn we trots op, maar onze lange geschiedenis brengt ook flink wat legacy-systemen met zich mee. Die vormen soms een rem op onze flexibiliteit, zo ook ons on-premise CRM-systeem. Daarom besloten we in 2020 over te stappen naar een nieuw CRM-systeem. Niet alleen om te moderniseren, maar ook om onze bedrijfsprocessen en organisatie efficiënter, flexibeler en toekomstbestendig te maken.”
Het Cultuurfonds ondersteunt met haar CRM-systeem twee cruciale processen: het werven van fondsen én het verstrekken van financiële bijdragen aan verenigingen, stichtingen, culturele instellingen, natuurorganisaties en individuele kunstenaars. “Zij kunnen een bijdrage aanvragen voor hun projecten, een proces waarvoor we intern verschillende werkwijzen hebben. Hoewel we deze processen deels kunnen aanpassen naar het systeem, moet het CRM-systeem grotendeels de bestaande processen volgen”, aldus Lehouck.
Volgens Lehouck was de overstap naar Salesforce een logische keuze vanwege de flexibiliteit van het platform. “Fondsenwerving wordt van nature uitstekend ondersteund door Salesforce. Daarnaast bood het ons voldoende flexibiliteit om de processen rondom geldverstrekking goed in te richten. Eind 2022 hebben we dit project afgerond, samen met een andere partner. Tijdens het traject merkten we echter dat we op menselijk vlak niet voldoende aansluiting vonden met deze partij om de samenwerking op lange termijn voort te zetten. Zo kwam Cobra in beeld.”
Lehouck legt uit waarom zijn organisatie ervoor koos het beheer en de doorontwikkeling extern te beleggen: “We zijn een organisatie met 65 medewerkers, waarvan slechts vier IT’ers. Met relatief weinig mensen doen we al erg veel, dus het beheer van Salesforce erbij nemen zou te veel vragen van onze eigen IT-afdeling. We hebben daarom met verschillende partijen gesproken en met Cobra voelden we de beste klik. Ze hebben veel ervaring met non-profitorganisaties en zijn niet te groot, maar beschikken toch over voldoende slagkracht. We voelen ons gezien en er is duidelijke expertise in huis. Die balans bevalt ons erg goed. Sinds 2023 werken we met hen samen.”
Het beheer en doorontwikkelen bleek in eerste instantie geen eenvoudige taak. “Er zit aardig wat custom functionaliteit in onze Salesforce-omgeving. Daarom hebben we Cobra ook de ruimte gegeven om eerst te leren. Dat begon met het oplossen van dagelijkse problemen waar we tegenaan liepen. Kleine issues, user experience verbeteren of backup oplossingen op orde brengen. Dat klinkt niet sexy, maar het is cruciaal. Daarna zijn we stapsgewijs ook gestart met de doorontwikkeling van het platform.”
Een belangrijke optimalisatie die Cobra doorvoerde, is het herontwerpen van het aanvraagformulier voor kunstenaars en culturele instellingen. “Ons oude formulier voelde aan als een belastingaangifte uit 1994”, grapt Lehouck. “Samen met Cobra hebben we dit compleet opnieuw opgebouwd. Het nieuwe formulier is toegankelijker, visueel aantrekkelijker en de gebruiksvriendelijkheid bij het aanvragen is verbeterd. Dat zorgt voor een betere ervaring voor aanvragers.”
Naast nieuwe functionaliteiten ligt de focus vooral op het betrouwbaar en stabiel maken van het systeem. Lehouck legt uit: “We blijven continu toetsen of het systeem werkt zoals bedacht en luisteren goed naar gebruikers. Met Cobra hebben we een partner aan boord die zorgt dat alles solide is opgebouwd. Het doel is dat het systeem zo soepel draait dat IT geen issue meer is binnen de organisatie. We willen dat medewerkers zich volledig kunnen richten op cultuur en natuur, niet op technische problemen.”
Lehouck benadrukt het belang van de menselijke klik: “Cobra snapt waarom we doen wat we doen. Ze hebben hart voor non-profit en zijn bereid net dat stapje extra te zetten. Onze samenwerking is een continu leerproces. We hebben samen uitgezocht hoe we het beste kunnen werken, van ticketbased scrummen tot vaste developers op bepaalde projecten.”
“Het belangrijkste is dat Cobra luistert en zich echt verdiept in onze uitdagingen. Ze stellen de juiste vragen en helpen ons keuzes maken die onze organisatie verder brengen. Dat is voor ons belangrijk, want elke euro die we besparen dankzij efficiënte IT-oplossingen, kunnen we direct investeren in cultuur en natuur.”
Naast dagelijkse optimalisaties neemt Cobra ook een strategische rol in binnen de organisatie. “We evalueren regelmatig of de keuzes die we maken ook op langere termijn goed aansluiten bij onze doelstellingen. Cobra adviseert ons daarin eerlijk en kritisch. Ze denken proactief mee over toekomstige ontwikkelingen, waardoor we goed voorbereid zijn op veranderingen in technologie en onze werkprocessen”, aldus Lehouck.
Het Cultuurfonds en Cobra blijven samen bouwen aan verdere optimalisaties en innovaties binnen Salesforce. Lehouck: “De samenwerking met Cobra heeft er mede voor gezorgd dat IT binnen onze organisatie geen zorgen meer oplevert. We zijn weer volledig gericht op onze missie: cultuur en natuur versterken. Dat is uiteindelijk waar het echt om draait.”