Sales forecasting is voor veel salesorganisaties een terugkerend onderwerp. Targets worden vastgesteld, pipelines doorgerekend en forecasts besproken in meetings. Toch blijft het in de praktijk lastig om echt grip te krijgen op wat er aan omzet aankomt. Zeker als je salesteam druk is met klanten, offertes en interne afstemming.
Salesforce biedt veel mogelijkheden om meer voorspelbaarheid in sales te creëren. Die voorspelbaarheid komt echter niet voort uit één rapport of een forecast-overzicht aan het einde van de maand. De kracht van sales forecasting in Salesforce zit in het dagelijkse gebruik van het systeem, het actueel houden van de funnel en het werken met vaste ritmes waarin data en gesprekken samenkomen.
In dit artikel laten we zien hoe sales forecasting in Salesforce er in de praktijk uit kan zien. Aan de hand van de werkwijze die we bij Cobra toepassen, geven we een inkijkje in hoe dashboards, pipelinebeheer en forecasting samenkomen. En hoe dat helpt om onze sales overzichtelijk, werkbaar en voorspelbaar te maken.
Een bruikbare sales forecast in Salesforce staat of valt met de kwaliteit van de onderliggende funnel. Daarom begint de week bij Cobra in de Sales-app van Salesforce. Dit is het startpunt van waaruit al onze accountmanagers hun werk organiseren. Centraal staat een dashboard dat in één oogopslag laat zien waar aandacht nodig is. Dit is een praktisch overzicht dat helpt om prioriteiten te stellen. Het doel is simpel: zorgen dat niets blijft liggen en dat iedere opportunity een duidelijke volgende stap heeft.
In dit sales & marketing hygiëne dashboard komen onder andere de volgende inzichten samen:
Dit dashboard fungeert als een dagelijkse checklist. Als dit overzicht actueel is, is de funnel dat ook. In dat geval wordt sales forecasting in Salesforce geen inschatting, maar een logisch gevolg van de beschikbare data.
Let op! Dit vraagt uiteraard discipline van het salesteam. Wanneer iedereen zijn opportunities zorgvuldig bijhoudt, ontstaat de basis voor een betrouwbare sales forecast.
Pas wanneer de basis op orde is, verschuift de aandacht naar de forecast. In Salesforce gebeurt dat via Revenu. Dit is de gewogen omzet op basis van de kans dat een opportunity daadwerkelijk valt.
Binnen Cobra vormt deze sales forecast in Salesforce het uitgangspunt voor het wekelijkse salesoverleg. Niet omdat het cijfer heilig is, maar omdat het een realistisch beeld geeft van hoe stevig de pipeline is opgebouwd. Het maakt zichtbaar hoeveel omzet in een laat stadium zit en hoeveel nog afhankelijk is van vroege fases in de funnel.
Om dat gesprek richting te geven, werken we met vaste ijkpunten binnen de maand. Aan het begin van maand 1 ligt de focus op minimaal 50% van het target. Dit percentage moet in maand 2 (70%) en maand 3 (90%) zijn gegroeid. Deze percentages zijn geen harde deadlines, maar signalen. Ze laten zien of de pipeline meegroeit met het target of dat er extra aandacht nodig is voor nieuwe kansen.
*In dit overzicht wordt gebruik gemaakt van fictieve klantnamen.
Een belangrijk onderdeel van sales forecasting in Salesforce is de omzet uit bestaande klanten. Deze omzet is vaak beter voorspelbaar en vormt daarom een structurele pijler binnen de forecast. Bij Cobra werken we hiervoor met Account Plans in Salesforce. Aan het begin van het jaar leggen we per klant vast:
Deze plannen bevatten ook inhoudelijke context, zoals brancheontwikkelingen, lopende cases en gebruikte Salesforce-oplossingen. Hierdoor ontstaat een realistischer beeld van de omzet die uit bestaande klanten te verwachten is en hoeveel new business nodig is om het totale target te halen.
* In dit accountplan wordt gebruik gemaakt van een fictieve klantnaam.
Sales forcecasting in Salesforce werkt alleen als het een vast onderdeel is van het salesproces. Daarom wordt de pipeline tijdens het salesoverleg altijd op volgorde van fase besproken. Eerst de opportunities die in de laatste fases zitten en op korte termijn kunnen vallen. Daarna de rest van de funnel. Dat zorgt voor overzicht en voorkomt dat gesprekken verzanden in losse details. Iedereen weet waar collega’s mee bezig zijn en waar eventueel ondersteuning nodig is. Het effect daarvan is dat sales forecasting geen individuele verantwoording wordt, maar een gezamenlijk proces. Gericht op terugkijken, vooruitdenken en bijsturen.
Wat we eerder al aanstipten, is dat discipline erg belangrijk is bij een goede sales forecast. Nu komt het uiteraard ook bij ons voor dat onze data soms achterloopt op de werkelijkheid. Niet omdat we als salesteam onze opportunities niet willen bijhouden, maar omdat administratie altijd concurreert met klantwerk.
Daarom is onze Salesforce-omgeving zo ingericht dat het systeem zo veel mogelijk meewerkt. Zo laten we offertes digitaal ondertekenen en wordt de fase waarin de opportunity zich bevindt na ondertekening automatisch bijgewerkt. Zodra een deal getekend is, verschijnt er ook een melding in ons gezamenlijke Slack. Dat is een moment om samen stil te staan bij een succes, maar ook een signaal dat de forecast automatisch is bijgewerkt.
Daarnaast zijn projecten en resourceplanning gekoppeld aan Salesforce. Hierdoor weten we altijd welke capaciteit beschikbaar is en wordt er realistischer gekeken naar wat er daadwerkelijk verkocht kan worden.
Kortom, de manier waarop je je funnel inricht en gebruikt, bepaalt uiteindelijk hoe betrouwbaar je sales forecast is. Hoe scherper die basis staat, hoe beter je kunt sturen op verwachtingen en keuzes in je salesproces.
Wie hier verder in wil verdiepen, kan dat doen met het gratis eBook ‘In 7 stappen meer grip op de salesfunnel’. Daarin werken we stap voor stap uit hoe je focus aanbrengt in sales, welke functionaliteiten daarbij helpen en hoe je toewerkt naar een voorspelbaar en beheersbaar verkoopproces.
