Stel je voor: een huurder belt met een vraag over een reparatie. Jij ziet meteen wie het is, wat de situatie is, welke meldingen eerder gedaan zijn én welke leverancier het snelst kan helpen. Geen omslachtig zoekwerk meer in losse systemen of handmatige acties, maar direct overzicht en gerichte actie. Dat is waar digitale transformatie over gaat. Niet om nieuwe software om de software, maar om slimmer werken. Zodat je als woningcorporatie sneller kunt schakelen, fouten voorkomt en huurders beter helpt.
Bij Cobra helpen we woningcorporaties om dit waar te maken met Salesforce. Dat doen we met concrete stappen die direct impact hebben op de praktijk. In dit artikel laten we je aan de hand van zeven herkenbare situaties zien hoe collega-corporaties hun processen kunnen optimaliseren. En wat dat oplevert voor huurders én medewerkers.
Bij veel corporaties is informatie over huurders verspreid over verschillende systemen. Dat maakt het lastig om snel te reageren, laat staan om proactief te helpen. Salesforce brengt al die data samen tot één 360-graden klantprofiel. Zo zie je in één oogopslag welke woningen iemand heeft gehad, met wie hij of zij eerder contact had, welke meldingen er lopen en of er openstaande rekeningen zijn. Dat voorkomt dat huurders steeds opnieuw hun verhaal moeten doen. En dat maakt het voor je medewerkers makkelijker om écht te helpen.
Of huurders nu bellen, mailen, appen of chatten: ze verwachten dat je weet wie ze zijn en wat er speelt. In Salesforce komen alle klantvragen binnen via één omgeving. Iedere medewerker ziet direct wie er contact zoekt, ongeacht het kanaal. Via slimme routering worden gesprekken automatisch doorgestuurd naar de juiste medewerker of afdeling. Bovendien kun je met een chatbot op je website of je persoonlijke huurdersomgeving eenvoudige vragen zelfs automatisch beantwoorden (en de melding meteen goed doorzetten als de chatbot niet kan helpen).
Het mutatieproces bij woningcorporaties bestaat vaak uit veel stappen: huuropzegging, inspectie, herstelwerk, oplevering en sleuteloverdracht. Deze veranderingen worden veelal bijgehouden en afgehandeld in losse systemen. Huurders moeten een formulier invullen, medewerkers voeren gegevens handmatig over, inspecties worden via e-mail gepland en intussen moet de administratie worden bijgehouden. Met Salesforce breng je dit proces terug tot één digitale workflow.
Bijvoorbeeld: je richt een persoonlijke portal in voor huurder waarin ze zelf hun huur kunnen opzeggen. Vanuit deze portal wordt er automatisch een mutatieproces gestart in Salesforce. De inspectie wordt ingepland op basis van beschikbaarheid, de betrokken inspecteur ontvangt direct alle gegevens én een digitale checklist voor op locatie. Het systeem stuurt de huurder een bevestiging en vervolginstructies. Als alles afgerond is, kan het nieuwe huurcontract automatisch worden opgesteld en digitaal ondertekend.
Zo wordt elke stap in het proces ondersteund, gemonitord én gedocumenteerd. Je voorkomt fouten, houdt grip op doorlooptijden en biedt huurders een soepel proces.
Een huurder meldt een kapotte verwarming. Via een formulier in zijn persoonlijke portal geeft hij aan wat het probleem is. De huurder voegt een foto toe en selecteert een voorkeursmoment voor de reparatie. Op basis van het type melding en de locatie bepaalt Salesforce automatisch welke leverancier of interne monteur het verzoek moet oppakken.
De servicemedewerker hoeft niets handmatig te verwerken. Het systeem maakt de melding aan, koppelt de juiste partij en informeert de huurder over de vervolgstappen. Als het om een schadeclaim gaat, worden automatisch de benodigde documenten toegevoegd en (indien gewenst) gedeeld met de verzekeraar. Alle afspraken, updates en statusinformatie worden automatisch vastgelegd in het klantdossier. Wel zo overzichtelijk.
Huurders of medewerkers kunnen soms recht hebben op een vergoeding. Bijvoorbeeld na een langdurige storing of bij overlast. In plaats van losse declaraties via e-mail, kunnen ze die direct digitaal indienen via een formulier. Salesforce voert op de achtergrond controles uit op basis van vooraf ingestelde regels. Is het bedrag toegestaan? Zijn de gegevens compleet? Wordt de declaratie goedgekeurd, dan stuurt het systeem de betaling automatisch door naar je financiële systeem. Zonder dat iemand daar tussen hoeft te komen. Wil je dat wel? Dan kun je eenvoudig een goedkeuringsproces inrichten en aan de juiste personen toewijzen in je organisatie. Die krijgen bij iedere declaratie dan een automatische notificatie als je iets moeten goedkeuren. En een reminder, mochten ze een declaratie over het hoofd zien.
Met behulp van dashboards en voorspellende modellen krijg je als medewerker inzicht in welke huurders mogelijk in de knel raken. Bijvoorbeeld omdat hun betaalgedrag verandert of omdat er eerder betalingsproblemen waren. Je kunt dan tijdig contact opnemen, voordat de achterstand oploopt.
Tegelijkertijd kunnen huurders ook zelf het initiatief nemen. Via hun persoonlijke portal kunnen ze een betalingsregeling aanvragen, die automatisch wordt getoetst aan interne regels. Als de aanvraag past binnen het beleid van je organisatie, wordt deze meteen goedgekeurd en verwerkt. Dat voorkomt onnodige vertragingen en geeft huurders regie.
Een goed klachtenproces vraagt niet alleen om empathie, maar ook om structuur. Met Salesforce kunnen klachten direct geregistreerd worden, automatisch toegewezen aan de juiste medewerkers en opgevolgd volgens de afgesproken termijnen.
Iedere stap wordt gelogd: van ontvangst tot afhandeling. Zo voldoe je eenvoudig aan compliance-eisen en behoud je overzicht. Ook als er veel meldingen tegelijk binnenkomen. Na afloop ontvangt de huurder automatisch een tevredenheidsmeting, zodat je kunt blijven verbeteren op basis van feedback.
Op 11 september staan we op CorporatiePlein in Expo Houten. Daar laten we zien hoe woningcorporaties met Salesforce werken aan betere processen en tevreden huurders. Een praktische inkijk in hoe je digitale transformatie écht handen en voeten geeft.
Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Bezoek onze stand of neem contact met ons op voor een demonstratie.
