ERP versus CRM. Twee afkortingen die je in vrijwel iedere moderne organisatie tegenkomt. Vaak worden ERP en CRM samen genoemd, alsof ze inwisselbaar zijn. Maar het verschil tussen CRM en ERP is groter dan veel mensen denken. In dit artikel duiken we dieper in het onderwerp ERP versus CRM, leggen we het verschil tussen CRM en ERP uit en helpen we je bepalen wat jouw organisatie nodig heeft.
Om het verschil CRM en ERP goed te begrijpen, moet je kijken naar de plek die elk systeem in je organisatie inneemt. Een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem is ontworpen om interne processen te ondersteunen. Denk aan financiële administratie, inkoop, voorraadbeheer, HR en logistiek. Een ERP-systeem is de ruggengraat van je operatie. Het zorgt dat alles intern soepel loopt: van het bestellen van grondstoffen tot het verzenden van een factuur.
CRM (Customer Relationship Management) bevindt zich aan de andere kant van de organisatie: daar waar je contact hebt met klanten. Een CRM-systeem helpt je om klantgegevens te beheren, verkooptrajecten te volgen, marketingcampagnes in te richten en servicevragen af te handelen. Waar ERP draait om controle en efficiëntie, draait CRM om relaties en groei. Het verschil tussen CRM en ERP zit dus vooral in de oriëntatie: ERP kijkt naar binnen, CRM naar buiten. Dit is de kern van ERP versus CRM.
Eigenlijk is er geen sprake van CRM versus ERP. De twee systemen vullen elkaar namelijk aan. Een goed werkend CRM helpt je om je klant beter te begrijpen, op het juiste moment in te spelen op behoeften en relaties duurzaam op te bouwen. ERP zorgt er vervolgens voor dat je kunt leveren wat je belooft, op tijd en binnen budget.
Neem een organisatie in de maakindustrie als voorbeeld. De verkoopafdeling gebruikt een CRM-systeem om met klanten in contact te blijven, offertes op te stellen en nieuwe opdrachten binnen te halen. Zodra een deal gesloten is, neemt het ERP-systeem het over: van productieplanning tot levering en facturatie. Het is dus niet CRM óf ERP, maar ERP en CRM samen. Het zijn geen concurrenten, maar partners binnen het klantproces.
Niet iedere organisatie heeft beide systemen nodig vanaf dag één. Bij veel startups en scaleups ligt de focus vooral op het vinden van klanten en het opbouwen van de pipeline. Dan biedt CRM meer waarde. Het helpt je om structuur aan te brengen in je commerciële activiteiten en inzicht te krijgen in je klantdata.
Groeit je organisatie en worden processen complexer? Dan komt een ERP-systeem in beeld. Zodra je meerdere afdelingen moet coördineren, werkt met voorraden of te maken hebt met uitgebreide financiële processen, is ERP onmisbaar om efficiënt te blijven werken. ERP versus CRM is daarmee een afweging die verandert naarmate je organisatie groeit.
Toch is het niet ongebruikelijk dat bedrijven eerst investeren in een CRM-systeem en later overstappen naar een gecombineerd landschap waarin zowel ERP als CRM aanwezig is. In die fase wordt de vraag ERP versus CRM steeds minder relevant en gaat het vooral over integratie.
Een losstaand CRM- of ERP-systeem kan al veel waarde opleveren. Maar de echte kracht ontstaat wanneer je systemen met elkaar verbindt. Dan zie je in één oogopslag niet alleen welke offertes openstaan, maar ook wat de voorraad is, of er nog openstaande facturen zijn en welke servicevragen er lopen.
Zonder integratie blijft informatie vaak hangen in afdelingen. Sales weet niet of producten beschikbaar zijn. De serviceafdeling heeft geen inzicht in recente klantcontacten. Finance mist context bij een betalingsachterstand. Dat leidt tot fouten, vertraging en frustratie. Daarom is het belangrijk om verder te denken dan CRM vs. ERP. Het gaat om samenwerken, niet om kiezen.
Een moderne organisatie heeft baat bij een digitale infrastructuur waarin ERP en CRM niet alleen naast elkaar bestaan, maar elkaar versterken.
In onderstaande tabel vind je het verschil tussen CRM en ERP in één oogopslag:
De verleiding is groot om de keuze tussen CRM vs ERP te benaderen als een technisch vraagstuk. Maar in de praktijk is het vooral een organisatorische keuze. Wat wil je verbeteren? Waar zit je groeipotentieel? Waar verlies je nu tijd of geld? Wie daar eerlijk naar kijkt, ziet vanzelf waar de grootste behoefte ligt.
Of je nu begint met CRM, uitbreidt met ERP of beide tegelijk wil aanpakken: belangrijk is dat je denkt vanuit processen, niet vanuit systemen. Pas dan maak je de juiste keuzes en zorg je ervoor dat technologie echt gaat werken voor jouw organisatie.
Ben je tot de conclusie gekomen dat een CRM-systeem (of een combinatie met ERP) de volgende stap is voor jouw organisatie? In onze ultieme gids voor CRM-systemen vergelijken we de vijf populairste oplossingen in Nederland op gebruiksvriendelijkheid, functionaliteit, integraties en meer.
