Blogartikel

5 redenen waarom je een betere sales forecast maakt met een CRM-systeem

Blogartikel

Auteur: Frank Waninge

Publicatie: 15 november 2023

Branche(s): Zakelijke dienstverlening, Maakindustrie

5 redenen waarom je een betere sales forecast maakt met een CRM-systeem

Als salesmanager kan het soms best lastig zijn om antwoord te krijgen op de belangrijkste vragen. Hoeveel tijd besteden je sales nu aan een lead of opportunity? Hoeveel leads zitten er in je pijplijn? Hoe goed zijn je leads en opportunities? Heb je er genoeg om je targets te halen? En hoe goed kun je de huidige resultaten verantwoorden?

Als manager van het salesteam wil je kunnen anticiperen en bijsturen, vooral in tijden waar de omstandigheden continu veranderen. Daarvoor heb je nauwkeurig en actueel inzicht in de verwachte verkoop nodig. Daarmee kun je niet alleen de juiste keuzes maken om je sales te laten renderen, maar ook je sales afstemmen op de productie, planning, inkoop en andere processen in je organisatie.

Verkoopprognoses of sales forecasts zijn in veel organisaties bepalend voor hoe mensen en middelen worden ingezet. Goede verkoopprognoses helpen je om betere beslissingen te nemen. Door kosten en inkomsten nauwkeurig in te schatten, kun je de prestaties van je sales op korte en lange termijn voorspellen. Zo kun je efficiënter middelen toewijzen voor toekomstige groei en je cashflow beter beheren. Daarnaast helpt een goede forecast je salesteam om doelen te bewaken door vroegtijdig signalen in het verkoopproces te identificeren en in te grijpen voordat het te laat is. Een goede forecast zorgt bovendien in veel salesteams voor een betere verstandshouding en meer werkplezier.

Geen gebrek aan kennis, maar aan structuren en feiten

Het maken van een goede sales forecast is echter niet eenvoudig. Dat heeft vaak meerdere oorzaken. In veel organisaties wordt (te) weinig informatie vastgelegd over het salesproces. Het ontbreekt aan goede verslaglegging en er is vaak onduidelijkheid over waar potentiële klanten zich bevinden in de sales pipeline. Dat maakt het moeilijk om te bepalen welke opportunities meer aandacht vragen en wat de exacte waarde is van een lead of opportunity. En er is bijna geen zicht op waar salesmedewerkers hun waardevolle tijd en aandacht aan besteden.

Daarnaast hebben organisaties te maken met allerlei variabelen die van invloed zijn op het verkoopproces. Denk aan verschillen per regio’s, productgroepen, valutakoersen en kanalen die allemaal bepalend zijn voor het succes van je sales. Deze gegevens zijn vaak wel beschikbaar, maar ligt versnipperd door de organisatie in allerlei losse systemen en applicaties. Misschien zelfs nog wel in het notitieboekje van een salesmedewerker. Het kost vaak erg veel moeite om die gegevens bij elkaar te brengen, waardoor inzichten in de actuele situatie vaak ontbreekt. Het duurt soms weken of maanden voordat echt helder is hoe je organisatie ervoor staat. En dan is de huidige situatie alweer achterhaald.

Het ontbreekt salesmanagers vaak niet aan kennis, maar aan feiten en cijfers. Beslissingen worden daarom veelvuldig op basis van onderbuikgevoel genomen. In tijden dat het goed gaat, is dat gebrek vaak minder goed zichtbaar. Maar als het tij keert, heb je weinig om op te varen. Het ontbreekt je aan goede sturingsinformatie om te achterhalen waar het misgaat of te ontdekken waar mogelijk meer winst te behalen valt. Als je die informatie wel hebt, kun je de verwachtingen naar het management beter beheren en je team beter aansturen als dat nodig is.

Hoe kan het slimmer?

De bovengenoemde uitdagingen zijn exact de reden waarom steeds meer organisaties investeren in een CRM-systeem. Organisaties zijn op zoek naar manieren om de grip op het salesproces te verbeteren en beter te voorspellen hoeveel ze gaan verkopen en wanneer ze dat gaan doen. Zodat ze vervolgens betere beslissingen kunnen nemen. Maar hoe helpt een CRM-systeem je organisatie om je sales funnel nauwkeurig(er) te beheren en de toekomstige verkoop beter te voorspellen, zodat je organisatie budgetten en middelen slimmer in kan zetten en verder vooruit kan plannen? We zetten de vijf belangrijkste reden voor je op een rij.

  1. Een duidelijk salesproces

Als je salesteam niet consequent dezelfde stappen doorloopt, wordt het lastig om te voorspellen wat je gaat verkopen. Met een CRM-systeem zorg je ervoor dat het volledige salesproces digitaal is vastgelegd en iedereen in je team dezelfde stappen doorloopt. Als team ga je op een eenduidige manier gesprekken vastleggen, offertes en orders documenteren, scores toewijzen aan opportunities met vooraf bepaalde variabelen en gestructureerd bepaalde stappen doorlopen. Zo wordt het overzicht van lead tot trouwe klant inzichtelijk en helder voor iedereen. Het voordeel daarvan is dat je beter gaat begrijpen waar in het salesproces de grootste uitdagingen liggen en hoe die uitdagingen je verkoop beïnvloeden.

  1. Objectieve blik op prestaties van je team

Met een CRM-systeem digitaliseer je je huidige manier van werken, die je gaat helpen om (meer) haalbare targets vast te stellen en resultaten van je salesteam meetbaar te maken. Doordat het salesproces helder is en iedereen dezelfde stappen doorloopt, kun je veel beter monitoren wie betrokken is bij welke interacties met je (potentiële) klanten en wat er precies besproken wordt. Zo creëer je een werkwijze met meer verantwoordelijkheid, transparantie en aansprakelijkheid. Het systeem ondersteunt jou als salesmanager om op teamniveau en individueel niveau nauwkeuriger te bepalen wat er goed gaat en waar ruimte voor verbetering ligt. Je hebt een objectieve blik op het werk van je team, om daarna op een constructieve manier te kijken hoe zij hun targets kunnen halen. En door beter te begrijpen hoe je mensen opereren, kun je verkoopprognoses ook beter afstemmen op de capaciteit en het vermogen van je team.

  1. Datagedreven onderbouwing

Hoewel buikgevoel een krachtig middel kan zijn, is het goed om gevoel te onderbouwen met cijfers en feiten. Met goede inzichten over je successen in het verleden, verkoopsnelheden, conversiepercentages en andere KPI’s, is het mogelijk om veel eenvoudiger je toekomstige verkoop te voorspellen. Een CRM-systeem helpt je om diepgaand inzicht te krijgen in je historische verkopen en actuele informatie over verschillende variabelen, om te voorspellen wat je nu en in de toekomst kunt verwachten.

Met visuele rapportages en dashboards zie je in een oogopslag waar de uitdagingen voor je team en de organisatie liggen. Waarom blijft je verkoopteam achter bij de groei die je voor ogen hebt? Vormen bepaalde producten of diensten een grotere uitdaging? Visualisaties geven snel antwoord op dit soort vragen en bieden verdieping om te zien hoe je verkoop kunt versnellen en wat effectiever zou kunnen werken.

Bovendien kun je vanaf de eerste interactie in het verkooptraject van een potentiële klant de voortgang volgen. Duidelijk gepresenteerd op een logische en eenvoudige manier, helpt dit je organisatie om inzicht te krijgen in de hoeveelheid potentiële klanten in je salespijplijn en de stappen die nodig zijn om die deals te sluiten. Kortom, je hebt meer vermogen om je potentiële succes te voorspellen.

  1. Meer dan alleen salesinformatie

Met een CRM-systeem haal je niet alleen inzichten uit je salesprocessen, maar is het ook mogelijk om je prognoses te verrijken met informatie van andere afdelingen of externe partijen. Denk aan data over marketingactiviteiten om de kwaliteit van de leads in je pijplijn te analyseren. Waar komen de meeste leads vandaan? Hoeveel van die leads leiden uiteindelijk tot een gesprek? Hoe meer inzicht je krijgt in die informatie, hoe beter je sales en marketing samen kunnen werken aan meer of betere conversie.

Denk daarnaast ook aan informatie van product development, finance of HR. Hoe speelt de lancering van een nieuw product een rol in je algemene prognose? Sluiten je verkoopprognoses aan bij de financiële doelstellingen van het bedrijf? Heeft de organisatie voldoende werknemers om de toekomstige verkoopdoelstellingen te behalen? Met een CRM-systeem kun je stap voor stap data uit verschillende applicaties in je organisatie halen, om steeds meer waardevolle inzichten te krijgen in verwachte verkopen en wat dit voor effect heeft op de rest van de organisatie. En hoe die bedrijfsprocessen weer van invloed zijn op je toekomstige verkoop.

  1. Gezonde prognose

Een CRM-systeem helpt je niet alleen om inzicht te krijgen in data, maar zorgt ervoor dat de informatie waarop je vertrouwt ook correct en actueel is. Met behulp van slimme workflows en waarschuwingen stelt een CRM-systeem automatisch vast wanneer informatie onvolledig of onjuist is en of er belangrijke cijfers of feiten ontbreken. Denk aan incorrecte informatie over het budget van een prospect of ontbrekende gegevens van contactpersonen. Doordat het systeem je hier bewust van maakt, wordt waardevolle informatie op tijd aangevuld of aangepast en dat draagt bij aan de nauwkeurigheid en actualiteit van je prognoses.

Tot slot

Het maken van een accurate verkoopprognose wordt met een CRM-systeem een stuk eenvoudiger (en leuker). Je kunt data inzichtelijk maken op individueel en groepsniveau. Binnen je team levert een goede forecast een positieve bijdrage aan een gezamenlijke verstandshouding, teamgevoel en werkplezier. Het neemt veel frustratie weg bij directie, het management, maar ook bij je salesmedewerkers. Hoe staan we ervoor? Hoe kun je elkaar helpen? Het helpt om de status quo te doorbreken en nieuwe salesmethoden te ontdekken.

Starten met forecasten in een CRM klinkt misschien lastig, maar dat hoeft het zeker niet te zijn. In ons eBook ‘In 7 stappen meer grip op de salesfunnel’ leggen we op een makkelijke manier uit hoe je bepaalt waar de focus van je sales moet liggen en welke functionaliteiten er moeten komen in je CRM-systeem om je targets te behalen. Vervolgens helpen we je in het eBook ook om zelf een roadmap te ontwikkelen om de volgorde te bepalen waarin je de functionaliteiten gaat realiseren.