Zo vereenvoudig je het offerteproces als productiebedrijf met Salesforce CPQ

Informatie over producten en configuratie-opties is vaak vastgelegd in een ERP-systeem, terwijl je gegevens over voorraden, orders, prijsafspraken en opportunities weer elders beheert. Dat maakt het samenstellen van een offerte tijdrovend en erg foutgevoelig. Zo komt het bij veel organisaties voor dat sales een offerte verstuurd naar een klant, maar dat de organisatie niet voldoende voorraad heeft om aan de vraag te voldoen. Of er zijn bepaalde kortingen gegeven, die niet voor die klant gelden.

Kortom, het samenstellen van offertes kan efficiënter. Vooral als ieder product verschillende configuraties kan hebben en een nauwkeurige prijsbepaling van essentieel belang is. In dit artikel verkennen we hoe Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) je organisatie kan helpen bij het stroomlijnen van je verkoopprocessen en het vergroten van de algehele efficiëntie.

Met Salesforce CPQ kunnen verkoopteams snel en nauwkeurig offertes genereren, zelfs voor complexe producten met een groot aantal configuratiemogelijkheden. Hoe? Doordat CPQ gebruikmaakt van geautomatiseerde regels en workflows. Daardoor kunnen verkoopteams efficiënt offertes samenstellen, configuraties toevoegen en kostbare tijd besparen. Alle informatie over je producten die vastligt in het ERP-systeem, is met CPQ direct te selecteren in een offerte. Zo hoef je dus niet zelf alle producten en configuraties te doorzoeken. In een paar klikken selecteer je de juiste producten en de juiste features, zoals kleur, extra attributen, et cetera.

Ook is het mogelijk om het productassortiment te groeperen in productbundels. Een voorbeeld: je bent producent van zonnepaneleninstallaties. Als een klant vraagt om een offerte, geeft CPQ je bij de installatie direct suggesties om ook optimizers, omvormers en andere aanverwante producten te selecteren. Je kunt in CPQ ook instellen dat als klanten de hele bundel afnemen, ze daar ook korting voor krijgen.

Het is ook mogelijk om met Salesforce CPQ automatische notificaties en restricties in te stellen bij bepaalde producten of aantallen. Bijvoorbeeld als je minimale aantallen of bepaalde productcombinaties verplicht wilt stellen. Of als een klant bijvoorbeeld een bepaald aantal producten nodig heeft en daar een specifieke verzekering of andere dienstverlening bij moet afsluiten.

Een van de cruciale aspecten van CPQ is de mogelijkheid om het volledig af te stemmen op jouw salesproces. Zo kun je ervoor kiezen om bepaalde acties af te dwingen om consistentie en nauwkeurigheid te waarborgen. Daarnaast kun je met CPQ templates voor offertes genereren in de eigen huisstijl van je organisatie. Offertes kun je rechtstreeks vanuit Salesforce versturen en digitaal laten ondertekenen. Wanneer een klant een offerte digitaal ondertekent, wordt deze automatisch verwerkt in het systeem, waardoor de verkoopkans direct wordt gesloten en de kans op menselijke fouten wordt geminimaliseerd.

Naast deze basisfunctionaliteiten zijn er nog twee interessante aspecten van CPQ die het offerteproces verder optimaliseren:

1. Goedkeuringsproces: In sommige gevallen vereist het offertetraject ook goedkeuring van een teamleider of een salesmanager, afhankelijk van bepaalde criteria zoals productgroepen of segmenten. Dit kun je in CPQ volledig automatiseren. Dat zorgt voor een gestroomlijnde hiërarchie in het goedkeuringsproces, wat bijdraagt aan een efficiëntere afhandeling van offertes.
2. Automatisering van orderverwerking: CPQ biedt de mogelijkheid om na de ondertekening van een offerte automatisch een order aan te maken. Deze order kan worden ingeschoten in je CRM-systeem, zoals Salesforce, of rechtstreeks worden doorgestuurd naar je ERP-systeem. Daarmee elimineer je handmatige handelingen en verminder je de doorlooptijd van het orderproces. Bovendien kan er automatisch een notificatie worden verzonden zodra de order is behaald, waardoor het verkoopteam direct op de hoogte is van de voortgang.

CPQ zorgt ervoor dat je offertes sneller kunt genereren. Maar het zorgt er ook voor dat je sales niet bij iedere aanvraag opnieuw hoeft uit te zoeken welke producten bij elkaar passen, welke prijsafspraken gelden en welke goedkeuringen nodig zijn. Die kennis leg je één keer vast in het systeem. Vervolgens begeleidt Salesforce CPQ verkopers stap voor stap naar een complete en verkoopbare configuratie. Verplichte onderdelen worden automatisch toegevoegd, onmogelijke combinaties worden uitgesloten en afwijkende kortingen komen direct bij de juiste persoon terecht.

Daardoor wordt het offerteproces minder afhankelijk van losse spreadsheets, handmatige controles en de productkennis van individuele medewerkers. Sales kan sneller reageren op aanvragen, terwijl de organisatie meer grip houdt op prijzen, marges en gemaakte afspraken. Zeker voor productiebedrijven met veel varianten en uitzonderingen maakt dat het verschil tussen alleen sneller offreren en structureel beter verkopen.