Klantcase

HvA bereidt internationale studenten beter voor met Salesforce

Klantcase

Klant:
Hogeschool van Amsterdam
Product:
Education Cloud, Account Engagement
Doelgroep:
Meer dan 2.000 toekomstige studenten

HvA bereidt internationale studenten beter voor met Salesforce

Studenten komen van over de hele wereld naar Nederland om te studeren aan deAmsterdam School of International Business(AMSIB), onderdeel van de Hogeschool vanAmsterdam (HvA).Voordat internationale studenten in Amsterdam arriveren, heeft het team van Bjorn Martin van den Berg al veel contact met ze gehad. Echter, tot voor kort was het ondersteunen van aankomende studenten nog erg tijdrovend en foutgevoelig. Tijd omdat te veranderen, dachten Van den Berg en zijn team.

Als een van de eerste hogescholen heeft de AMSIB een EPAS-accreditatie ontvangen, die is voorbehouden aan de beste business opleidingen bij universiteiten.Samen met zijn team isVan den Berg onder andere verantwoordelijk voor de wervingen voorlichting van internationale studenten. Van den Berg: “Zonder diversiteit aan internationale studenten, kunnen wegeen echte internationale studie aanbieden.Maar studeren in het buitenlandheeft vaak veel voeten in de aarde. Daarom is het belangrijk dat we studenten op het juiste moment de juiste informatie via het meest geschikte kanaal aanbieden. Dat kan via e-mail, onze website of social media en soms gaan we zelfs fysiek naar het buitenland om aankomende studenten en hun ouders te ontmoeten.”
Het ondersteunen van aankomende studenten was voorheen echter een behoorlijk lastig proces, vertelt Van den Berg. “We verzamelden gegevens van buitenlandse studenten nog op papier of in een Excel-lijstje. Dat kon echt niet meer, zeker gezien de GDPR-eisen. Ook kon onze communicatie efficiënter. Maar de belangrijkste reden om studenten beter te voorzien van de juiste informatie op het juiste moment, is dat we willen voorkomen dat ze hier toch niet op hun plek zijn of misschien voor de verkeerde opleiding kiezen.”

Salesforce Education Cloud

Om de persoonlijke communicatie met aankomende studenten te stroomlijnen, besloot de AMSIB om Cobra in te schakelen. “We hadden al een project met Cobra afgerond, namelijk om Alumni CRM van Salesforce te implementeren. Daarmee konden we beter in contact blijven met onze oud-studenten. We hebben contact gehouden met Cobra en zij gaven ons altijd bekwaam en open advies. Zij adviseerden ons in dit geval om voor de werving en communicatie met onze toekomstige studenten gebruik te maken van Salesforce Education Cloud.” 

Salesforce Education Cloud is speciaal ontwikkeld voor onderwijsinstellingen en geeft het AMSIB inzicht in belangrijke vraagstukken. “We verzamelen alle informatie over toekomstige internationale studenten in één digitale omgeving. Zo hebben we een goed beeld van onze mogelijke instroom en wat onze inspanningen op het gebied van werving en communicatie opleveren. We krijgen steeds beter antwoord op de belangrijkste vragen. In welke fase bevindt een student zich? Wie heeft welke informatie aangevraagd en welke conversie zien we daaruit? En welke informatie heeft een student nog nodig om voor ons te kiezen of zijn of haar studie in Nederland tot een succes te maken?” 

Gestroomlijnd contact tot aan Vietnam

Over Salesforce Education Cloud is Van den Berg erg enthousiast. “Cobra heeft samen met ons de student journey vertaald naar een passende oplossing. We weten nu precies welke informatie iedere individuele student nodig heeft. Neem het contact met onze Vietnamese studenten als voorbeeld. Vietnam is één van onze focuslanden. We gaan daarom eens per jaar daarheen om middelbare scholieren en hun ouders te ontmoeten. We geven informatie via een brochure over studeren in Nederland en aan de Hogeschool van Amsterdam. Wij noteren dan de basisgegevens: voornaam, achternaam en e-mailadres.” 

“Die gegevens verwerken we direct in Salesforce en studenten ontvangen dezelfde dag nog een welkomstmail. We vertellen ze dat we het erg leuk vonden om ze te ontmoeten en geven nog meer inzicht hoe het is om te studeren in Amsterdam. Daarnaast delen we video’s waarin andere internationale studenten hun ervaringen delen. Ook kondigen we aan dat we binnenkort contact met ze opnemen om ze te helpen bij het maken van hun keuze. De opvolgende mails besteden we aan onder andere scholarships, het aanmeldproces bij de hogeschool en informatie over het aanvragen van een visum.” 

Studenten welkom laten voelen

Op het moment dat studenten zich hebben aangemeld, is hun journey nog lang niet voorbij. Daarna ontvangen de aangemelde studenten automatisch informatie over het verdere verloop van hun aanmelding via Studielink en DUO. Maar ook welke diploma’s nodig zijn, vervolgstappen via de IND, zorgverzekeringen, het openen van een bankrekening en waar je allemaal aan moet denken tijdens de eerste weken in Amsterdam. “Die informatie komt via alle relevante afdelingen, instanties en organisaties bij de student binnen. Met Salesforce Education Cloud brengen we dat allemaal overzichtelijk bij elkaar, om ook op een uniforme en herkenbare manier met studenten te communiceren”, aldus Van den Berg.  

Door het sturen van de juiste informatie op het juiste moment verlopen de interne processen bij het AMSIB soepeler. Van den Berg: “Dat is natuurlijk erg fijn voor ons, maar nog belangrijker is dat studenten zich vooral welkom voelen. Ik ben ervan overtuigd dat we met deze stap meer binding creëren tussen de studenten en de opleiding, waardoor ook de kans op een succesvolle studie groter wordt. Het gaat om verwachtingsmanagement: als wat onze studenten meemaken aansluit bij hun verwachtingen, dan zijn ze gemotiveerder én blijer.” 

Samenwerken op basis van vertrouwen

De verwachtingen voor de toekomst zijn dus hoog. “Natuurlijk, maar ik ken Cobra, vertrouw ze en weet wat ze kunnen. Ik heb dat door het hele project ook gezien. Bij het meedenken over de roadmap, het vertalen van de wensen en eisen naar de oplossing en het opleiden van de eindgebruikers. Ze koppelden regelmatig terug, ze nemen eigen initiatief en zijn intrinsiek gemotiveerd om onze onderwijsinstelling te ondersteunen in het leveren van meerwaarde. Alle lof en eer gaat naar het team van Cobra.”