Emma at Work helpt jonge mensen met een chronische fysieke aandoening of ziekte bij het vinden van leuk en passend werk. De organisatie wil de kloof tussen deze talenten en de arbeidsmarkt verkleinen. Emma at Work ontstond twintig jaar geleden vanuit het Emma Kinderziekenhuis en is inmiddels uitgegroeid tot een organisatie die jongeren ondersteunt in hun ontwikkeling richting werk en hen in contact brengt met werkgevers.
Die ontwikkeling vraagt om meer dan hulp bij het vinden van een vacature, vertelt Donja van Vliet, Business Manager bij Emma at Work. “Iedereen vraagt zich bij een sollicitatietraject af: wie ben ik, wat kan ik en wat wil ik? Maar bij onze doelgroep gaat het ook over: wat vertel ik over mijn ziekte? Vertel ik dat überhaupt? En wat kan ik qua belastbaarheid?” Veel standaardvacatures sluiten daar niet vanzelfsprekend op aan. Emma at Work helpt talenten daarom ontdekken wat bij hen past én faciliteert ontmoetingen met werkgevers om samen te onderzoeken wat er mogelijk is.
De organisatie groeide de laatste jaren flink. Het ondersteunen van meer talenten, trainingen en aangesloten organisaties betekende ook meer administratief werk. De bestaande IT-omgeving sloot bovendien steeds minder goed aan op de manier waarop de sociale onderneming inmiddels werkte. Om verder te kunnen groeien, besloot de organisatie haar processen opnieuw in te richten.
Voor Emma at Work was al snel duidelijk dat alleen het aanpassen van het bestaande platform niet voldoende zou zijn. “De uitgangspunten destijds gekozen zijn voor ons oude platform, waren echt anders dan de uitgangspunten van waaruit we nu werken”, vertelt Donja. Salesforce Nonprofit Cloud bood de mogelijkheid om verschillende processen in één omgeving samen te brengen. Tegelijkertijd kon Emma at Work zoveel gebruikmaken van bestaande functionaliteit. Ook speelde mee dat Salesforce voor non-profitorganisaties financieel aantrekkelijk is.
Bij de keuze voor een implementatiepartner keek Emma at Work nadrukkelijk verder dan alleen de bouw van het nieuwe platform. De organisatie wilde voorkomen dat kennis over de omgeving bij één of twee mensen terecht zou komen. “In een stichting hangen veel dingen aan één of twee personen”, zegt Donja. “We wilden een partner aanhaken die de continuïteit van het platform kon waarborgen.” Bij Cobra vond Emma at Work die combinatie. De omgeving kon in co-creatie worden ontwikkeld, terwijl Cobra ook na de implementatie ondersteuning biedt via managed services.
Emma at Work en Cobra brachten eerst gezamenlijk in kaart hoe de processen eruit moesten zien en hoe de Salesforce-omgeving daarop kon aansluiten. Dat resulteerde in een blueprint en architectuur voor het platform. Donja: “Voor ons heeft dat heel goed gewerkt. Toen die blueprint en architectuur er eenmaal waren, konden we veel beter bepalen wat we gingen oppakken, in welke volgorde en waar de kosten zaten.”
Van daaruit werd het traject stap voor stap opgebouwd. Daarbij gold steeds dezelfde afweging: welke functionaliteit draagt nu het meest bij aan het werk van Emma at Work? “Dat levert soms lastige gesprekken op. Want van de twintig wensen, hadden we soms nog geld voor drie”, zegt Donja over dat soort keuzes. “Dus we maakten continu de afweging: waar gaan we nou de grootste klapper maken?”
Een van de belangrijkste onderdelen van de nieuwe omgeving is het proces rond de talenten zelf. Donja: “Wanneer iemand zich via de website bij ons aanmeldt, worden de gegevens nu rechtstreeks in Salesforce Nonprofit Cloud verwerkt. Ook het trainingsaanbod beheren we vanuit Salesforce. Talenten kunnen via hun portaal trainingen bekijken en zich inschrijven, waarna verdere communicatie en herinneringen vanuit hetzelfde proces kunnen worden verstuurd.”
Dat scheelt veel handmatige stappen. “Voorheen moesten we gegevens bijvoorbeeld nog overtypen en werd informatie op verschillende plekken bijgehouden. Dat hoeft nu niet meer.” Die automatisering is voor Emma at Work geen doel op zich. Ze is nodig om de groei van de organisatie bij te houden. “Dat betekent gewoon dat er veel meer geautomatiseerd moet worden dan dat het ooit geautomatiseerd is.”
Bij het talentenportaal koos de organisatie tegelijkertijd bewust voor eenvoud. “We hebben vooral gedacht: laten we eerst echt met de basis beginnen en alles uitzetten. En dan misschien langzaam dingen aan gaan zetten.” Het portaal moet vooral duidelijk zijn voor het talent dat ermee werkt. Functionaliteit wordt daarom pas toegevoegd wanneer die daadwerkelijk iets toevoegt aan het proces.
Naast de processen rond talenten bracht Emma at Work ook het relatiebeheer met aangesloten organisaties naar Salesforce. Contactgegevens, gesprekken en offertes worden daardoor steeds meer vanuit één omgeving bijgehouden. Dat is een behoorlijk verschil met de eerdere werkwijze. “We hebben afscheid genomen van een heleboel Excels”, zegt Donja met een glimlach.
Ook managementinformatie hoeft daardoor niet meer telkens uit verschillende bestanden en systemen te worden verzameld. Salesforce wordt steeds nadrukkelijker de plek waar medewerkers informatie vastleggen én terugvinden. Voor aangesloten organisaties wordt daarnaast een Member-portaal ingericht. Daarmee kunnen zij profielen van talenten bekijken en zoeken naar mensen die mogelijk bij hun organisatie passen.
Het portaal is volgens Donja een extra manier om organisaties en talenten bij elkaar te brengen. De persoonlijke ontmoetingen die Emma at Work organiseert, blijven minstens zo belangrijk. “Een digitaal profiel kan nooit het hele verhaal kan vertellen. Zoals wij het liever willen, is dat recruiters geïnspireerd raken door het verhaal dat iemand heeft en de face-to-face ontmoetingen. Het Member-portaal is daar vooral ondersteunend aan.”
Bij de inrichting koos Emma at Work er bewust voor om dicht bij de standaardmogelijkheden van Salesforce Nonprofit Cloud te blijven. “We hebben alles eigenlijk out of the box gepakt en getweakt”, zegt Donja. Dat is mede een les uit het vorige platform. Daarin was relatief veel maatwerk gebouwd. Dat kan precies aansluiten op specifieke wensen, maar zorgt ook voor extra kosten en beheer. “Custom ontwikkelen is al prijzig, maar vervolgens is het onderhoud dat ook. Aan twee kanten kost het je geld. Daarom blijven we zo dicht mogelijk bij de standaard. Dat bewaken we ook samen met Cobra.”
Ook onderwerpen rond privacy zijn binnen de Salesforce-omgeving meegenomen. Emma at Work kan bijvoorbeeld vastleggen waarvoor een talent toestemming geeft, zoals het ontvangen van communicatie of het delen van een profiel met organisaties. Daarnaast is gekeken naar processen rond anonimiseren en het recht om vergeten te worden. “Je merkt met de wetgeving dat dat steeds belangrijker wordt. Dan moet je daar ook echt aandacht aan geven.”
Met de ingebruikname van het talentenportaal is het werk niet afgerond. Emma at Work blijft samen met Cobra kijken waar processen beter kunnen en welke volgende stappen zinvol zijn. “We zitten best wel regelmatig met een groepje om te kijken: hoe is nu het werkproces, klopt dat en welke keuzes moeten we nog maken?”
De gefaseerde aanpak helpt Emma at Work om daarin steeds opnieuw keuzes te maken. Donja kijkt dan ook positief naar het traject met Cobra: “Wij zijn heel positief over de samenwerking. Cobra is een partner die met ons meedenkt, gevraagd en ongevraagd advies geeft en samen met ons duidelijk de basis bewaakt.”
Zo ontstaat binnen stap voor stap meer ruimte voor het werk dat niet te automatiseren is. “Uiteindelijk willen we dat collega’s vooral bezig zijn om talenten te helpen ontdekken wat ze kunnen en willen. En om hen in contact te brengen met organisaties die bereid zijn verder te kijken dan een standaardprofiel. Met Cobra en Salesforce zetten we daarin steeds meer stappen. Dat is mooi om te zien!”
