Blogartikel

5 manieren om slimmer en efficiënter donateurs te werven en koesteren

Blogartikel

Auteur: Gerco de Wilde

Publicatie: 18 oktober 2023

Branche(s): Non Profit

5 manieren om slimmer en efficiënter donateurs te werven en koesteren

Non-profitorganisaties spelen een essentiële rol in het creëren van positieve verandering en het verbeteren van de samenleving. Of het nu gaat om het bevorderen van milieubehoud, het ondersteunen van kwetsbare bevolkingsgroepen, het bestrijden van armoede of het redden van dieren, non-profitorganisaties zetten zich in voor nobele doelen. Om die missie te vervullen, moeten ze sterke relaties opbouwen en onderhouden met hun donateurs. Het bouwen en behouden van betrokkenheid bij deze belangrijke stakeholders is daarom essentieel om succesvol te zijn.

Door: Mark-Jan Bremmer

Het werven en behouden van donateurs blijkt in de praktijk nog niet zo eenvoudig. Want het is best lastig om te doorgronden wie je donateurs zijn, waarom ze jouw doel steunen, wat zij interessant vinden en wat hun voorkeuren zijn. Terwijl het steeds belangrijker wordt om op een persoonlijke manier met ze te communiceren. 

Ruimte voor verbetering

Dat non-profitorganisaties worstelen met het werven en behouden van donateurs heeft verschillende oorzaken. Vaak komt het door een gebrek aan communicatiemiddelen en onvoldoende informatie over de voorkeuren van donateurs. Hierdoor kan de communicatie onpersoonlijk aanvoelen en de betrokkenheid verminderen. Daarnaast zorgt het ontbreken van structuur en automatisering voor veel tijdrovende en foutgevoelige processen, zoals handmatige verwerking van donaties en contactgegevens. En veel organisaties werken nog steeds met spreadsheets en documenten, wat leidt tot versnippering van gegevens en risico’s voor AVG-naleving.

Creëer een 360 gradenbeeld van donateurs

Het kan ook anders. Inmiddels zijn er al verschillende non-profitorganisaties die belangrijke stappen hebben gezet om hun donateurs beter te werven en koesteren. Dat hebben ze bereikt door een 360 gradenbeeld te creëren van hun donateurs en relaties. Hoe? Door informatie uit systemen, spreadsheets en andere bronnen bij elkaar te brengen in één platform en die data te organiseren en analyseren. Zo krijgen organisaties een steeds completer beeld van de interesses en voorkeuren van donateurs. We zetten een aantal voordelen hiervan uiteen.

1. Afstemmen communicatie op voorkeuren en interesses

Door donateur gegevens te centraliseren, kunnen non-profitorganisaties beter begrijpen wie hun donateurs zijn en waar hun voorkeuren liggen. Ze kunnen basisgegevens koppelen aan individuele interesses en behoeften, en personaliseren zo de communicatie. Ze verzamelen bijvoorbeeld gegevens over thematische interesses, deelname aan evenementen en het type donateur. Deze aanvullende informatie legt de basis voor een persoonlijkere interactie. Het bundelen van deze data leidt tot diverse toepassingen. Denk aan het inrichten van uitingen op bepaalde thema’s, het monitoren van reacties per thema en gerichter informeren van donateurs over specifieke thema’s. 

2. Beter begrijpen van donatiegedrag

Een andere manier om persoonlijker te communiceren is door donatiegedrag beter te begrijpen. Hoe vaak en welke bedragen doneert iemand? Welke betaalmethoden gebruikt men? Door gegevens uit verschillende bronnen te integreren, ontstaan antwoorden op deze vragen. Met deze kennis kunnen bijvoorbeeld passende giftsuggesties worden gedaan, gebaseerd op het gedrag van een donateur. Dit minimaliseert het risico van een te lage of te hoge gevraagde donatie.

3. Persoonlijker maken van het geefproces

Een ander cruciaal aspect is het donatieproces zelf. De acceptgiro is verleden tijd en nieuwe betalingsmethoden winnen terrein. Verschillende betaalopties aanbieden, zoals QR-codes of een Tikkie, geeft inzicht in de voorkeuren van donateurs. Als je bijvoorbeeld ziet dat bepaalde donateurs nooit reageren op brieven met acceptgiro’s, kun je daar je communicatie op aanpassen. Waarom probeer je niet eens een kort mailtje en een QR-code?

4. Resultaten van campagnes meetbaar maken

Door data over donateurs, projecten, financiën, campagnes en andere facetten samen te brengen in één omgeving, kun je beter trends en verbanden ontdekken. Hierdoor wordt het meten van wervingscampagnes eenvoudiger. Dashboards en rapportages tonen aan welke campagnes bijdragen aan nieuwe donateurs en inkomsten. Dit inzicht helpt om effectievere campagnes te creëren en minder succesvolle benaderingen te herzien. Door te testen met content, kanaalkeuze, timing en frequentie, gaan organisaties steeds beter begrijpen hoe ze op een persoonlijke manier kunnen communiceren.

5. Giftverwerking automatisch op orde brengen

Door het verwerken van giften te automatiseren, kunnen non-profitorganisaties veel tijd besparen op handmatig werk. Zo is het mogelijk om met goede filtering honderden repeterende en vergelijkbare overboekingen te traceren en die direct op de juiste posten te boeken. Zo ben je geen tijd meer kwijt met standaard giften en kan de organisatie zich richten op de uitzonderingen. Hetzelfde geldt voor incassomachtigingen die binnenkomen via de website. Die kunnen grotendeels automatisch worden verwerkt. Dit soort automatiseringen schelen enorm veel tijd en verlagen de kans op fouten.

Nog veel meer mogelijk

Dit zijn slechts een aantal verbeteringen die non-profitorganisaties snel kunnen realiseren met de digitalisering van hun organisatie. Door te kiezen voor een platform kunnen organisaties stap voor stap hun relaties versterken en zich moeiteloos aanpassen aan de behoeften van donateurs. Dit zorgt al snel voor persoonlijkere communicatie en het creëren van processen die werven en koesteren van donateurs bevorderen.

Donateurs werven en koesteren

In het gratis eBook ‘Donateurs werven & koesteren met slimme software’ gaan we verder in hoe je als non-profitorganisatie in korte tijd de stap kunt zetten naar digitalisering.

Daarin leggen we uit hoe het gebruik van software je organisatie op korte termijn al veel tijd (en geld) kan besparen. En we geven je meer voorbeelden van wat er nu en in de toekomst mogelijk is om meer donateurs te werven en koesteren.