Auteur: Pieter Zandstra
Publicatie: 14 augustus 2026
Branche(s): Ledenverenigingen
Events zijn voor veel ledenorganisaties een belangrijk moment om leden bij elkaar te brengen. Het is voor je leden een mooi moment om kennis te delen, gelijkgestemden te ontmoeten en te ervaren wat hun lidmaatschap oplevert. Toch staat event management binnen veel organisaties los van het ledenbeheer.
Aanmeldingen worden verwerkt in een aparte tool, deelnemerslijsten staan in Excel en de resultaten van evaluaties zijn zelden gekoppeld aan het ledenprofiel. Daardoor weet je na afloop hoeveel mensen aanwezig waren, maar leer je je leden nauwelijks beter kennen.
Door event management onder te brengen in Salesforce NonProfit Cloud maak je ieder event onderdeel van de bredere relatie met je leden. Van de eerste uitnodiging tot de persoonlijke opvolging. We zetten in dit blogartikel op een rij hoe je in 4 stappen je event management kunt verbeteren met Salesforce.
Niet ieder event is voor ieder lid relevant. Vanuit Salesforce kun je daarom doelgroepen samenstellen op basis van informatie die al in je CRM-systeem aanwezig is. Denk aan:
Zo nodig je nieuwe leden uit voor een kennismakingsbijeenkomst, terwijl leden die eerder een basiscursus volgden een uitnodiging voor een verdiepende sessie ontvangen. Doordat de selectie rechtstreeks vanuit Salesforce plaatsvindt, hoef je geen losse bestanden samen te voegen. Je verkleint bovendien de kans dat leden uitnodigingen ontvangen die niet bij hen passen.
Na het versturen van de uitnodiging wil je weten wie zich aanmeldt, welke voorkeuren deelnemers doorgeven en of het maximale aantal deelnemers is bereikt. Door deze informatie in Salesforce vast te leggen, ontstaat één actueel overzicht. Je medewerkers hoeven niet met verschillende deelnemerslijsten te werken en zien direct welke leden zich hebben ingeschreven.
Tijdens het event kun je ook registreren wie daadwerkelijk aanwezig is. Een aanmelding is immers niet hetzelfde als deelname. Wanneer een bijeenkomst meerdere onderdelen heeft, kun je daarnaast vastleggen welke sessies iemand heeft gevolgd. Die gegevens worden toegevoegd aan het bestaande ledenprofiel. Zo geeft eventdeelname je nieuwe inzichten in de interesses en betrokkenheid van je leden.
Na een event ontvangen deelnemers vaak dezelfde bedankmail. Met Salesforce kun je de opvolging beter laten aansluiten op wat iemand heeft gedaan. Zo kun je leden die deelnemen aan een specifieke workshop bijvoorbeeld achteraf nog aanvullende informatie sturen over dat onderwerp. Iemand die een introductiesessie heeft gevolgd, ontvangt weer een uitnodiging voor een vervolgbijeenkomst. En een lid dat zich wel had aangemeld maar niet aanwezig was, kun je een samenvatting of opname sturen.
Ook medewerkers van je serviceafdeling profiteren van deze informatie. Wanneer een lid later belt of mailt, zien zij in Salesforce welke events en sessies diegene heeft bezocht. Dat geeft direct meer context voor het gesprek en voorkomt dat het lid zijn verhaal opnieuw moet vertellen.
Omdat de gegevens over uitnodigingen, inschrijvingen en deelname in Salesforce samenkomen, kun je events ook beter evalueren. Je kijkt dan niet alleen naar het totale aantal bezoekers, maar bijvoorbeeld ook naar welke onderwerpen verschillende ledengroepen aanspreken en welke leden regelmatig terugkomen. Daarnaast kun je bijvoorbeeld ook inzien:
Met dashboards en rapportages in Salesforce NonProfit Cloud maak je deze ontwikkelingen inzichtelijk. Daardoor kun je het programma steeds beter afstemmen op wat leden werkelijk interessant vinden.
De meerwaarde van Salesforce zit ‘m erin dat je eventinformatie verbindt met andere gegevens over je leden. Naast deelname zie je bijvoorbeeld ook het lidmaatschap, communicatievoorkeuren, betalingen, eerdere vragen en gebruikte diensten.
Een mooi voorbeeld hiervan is de Ledenvereniging Zorghulp. Deze organisatie gebruikt Salesforce Nonprofit Cloud om een rijker ledenbeeld op te bouwen. De vereniging wil haar 310.000 aangesloten huishoudens niet langer alleen op basis van administratieve gegevens benaderen, maar steeds beter aansluiten op hun persoonlijke situatie en interesses. Benieuwd naar hun afwegingen? Lees hier het referentieverhaal.
Het uitgangspunt van ledenvereniging zorghulp is ook relevant voor je event management. Iedere uitnodiging, inschrijving en deelname vertelt iets over wat een lid bezighoudt. Door die informatie centraal vast te leggen, kun je volgende activiteiten en communicatie steeds relevanter maken.
Dit klinkt misschien allemaal als toekomstmuziek, maar je hoeft niet direct ieder onderdeel van event management te automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld ook starten met een centrale registratie van uitnodigingen, aanmeldingen en aanwezigheid. Breid dat vervolgens uit met persoonlijke opvolging, rapportages of een ledenportaal waarin leden zelf hun inschrijvingen kunnen beheren. Zo leer je jouw leden steeds beter kennen met Salesforce, waardoor je ze persoonlijker kunt bedienen en langduriger bij je organisatie kunt betrekken.
Benieuwd wat Salesforce voor jouw organisatie kan betekenen? In het gratis e-book ‘Leden binden & bedienen met slimme software’ lees je hoe Salesforce Nonprofit Cloud ledenbeheer, contributieverwerking, event management, kennisdeling en ledenservice samenbrengt in één omgeving.
Download nu het eBook voor ledenorganisaties
